Datenschutz

1. Wer für deine Daten verantwortlich ist

Die Abenteuer Gilde Siegen ist ein Ressort des Spielkultur Siegen e. V. Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Vertretungsberechtigte Personen: Claudius Clüver, Timo Schemer-Reinhard und Martin Glenz als Bevollmächtigter des Vereins.

Kontakt zum Datenschutz:
Datenschutz@spielkultur-siegen.de
Telefon: +49 271 31921906

Für Fragen zu Veranstaltungen erreichst du die AGS unter info@abenteuer-gilde-siegen.de. Weitere Anbieterangaben findest du im Impressum.

2. Besuch der Website und Hosting

Unsere Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, betrieben. Beim Aufruf übermittelt dein Browser technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, den Zeitpunkt und die angeforderte Seite. Sie werden benötigt, damit der Server die Inhalte ausliefern und den Betrieb absichern kann.

IONOS verarbeitet für das Webhosting außerdem Angaben zu Browser und Betriebssystem, Gerätetyp, aufgerufenen Dateien und der zuvor besuchten Seite. Laut IONOS werden die Besucherdaten bei der Erhebung anonymisiert und acht Wochen gespeichert. Diese Frist betrifft die Hosting-Besucherdaten, nicht deine Veranstaltungsanmeldung.

Zur Hostingfunktion gehört die statistische Auswertung mit IONOS WebAnalytics. IONOS beschreibt hierfür eine Auswertung von Protokolldaten oder Seitenabrufen ohne Analyse-Cookies und eine Anonymisierung der IP-Adresse nach der Übertragung. Die Auswertung dient der technischen Optimierung und der Einschätzung der Nutzung unseres Angebots.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer stabilen, sicheren und bedarfsgerechten Website. Nach den Produktangaben von IONOS werden diese Hosting-Besucherdaten nicht in Drittstaaten übertragen.

Weitere Angaben: IONOS Webhosting und IONOS WebAnalytics.

Schutz der Verbindung und lokale Inhalte

Die Website nutzt HTTPS, um die Übertragung zwischen deinem Browser und unserem Server zu verschlüsseln. Schriftarten und die Bilder unserer Website werden vom eigenen Webserver ausgeliefert. Für die Anzeige dieser Schriftarten ist keine Verbindung deines Browsers zu Google Fonts erforderlich.

3. Cookies und technische Funktionen

WordPress und die eingesetzten Websitefunktionen können Informationen auf deinem Gerät speichern oder auslesen, soweit dies für eine ausdrücklich gewünschte Funktion erforderlich ist. Dazu zählen insbesondere Cookies bei der Anmeldung berechtigter Teammitglieder im Verwaltungsbereich, die den Anmeldestatus und Bedienungseinstellungen erhalten. Die öffentliche Website und der Veranstaltungskalender können ohne ein Benutzerkonto genutzt werden.

Für unbedingt erforderliche Speicherung oder Zugriffe gilt § 25 Abs. 2 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum sicheren Betrieb der Website oder auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung deiner Anmeldung. Nicht erforderliche Zugriffe dürfen nur mit einer entsprechenden Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erfolgen.

Den Umgang mit Cookies kannst du zusätzlich in deinem Browser steuern. Wenn notwendige Cookies blockiert werden, können einzelne Funktionen, insbesondere die Anmeldung im Verwaltungsbereich, eingeschränkt sein. Der Instagramfeed wird im Datenschutzmodus mit lokal gespeicherten Bildern angezeigt.

4. Kalender, Anmeldungen und Warteliste

Für die Verwaltung unserer Veranstaltungen nutzen wir das auf dieser Website installierte WordPress-Plugin Events Made Easy. Die Anmeldungen werden in der Datenbank unserer Website gespeichert. Durch die Nutzung dieses Plugins wird deine Anmeldung nicht als Buchung bei einer externen Veranstaltungsplattform angelegt.

Welche Angaben wir verarbeiten

• Name und E-Mail-Adresse, damit wir deine Anmeldung zuordnen und dich erreichen können;
• Veranstaltung, Anzahl der Plätze, Anmeldezeitpunkt sowie Buchungs-, Bestätigungs-, Wartelisten- und gegebenenfalls Stornierungsstatus;
• Charakter-Level und Charakterklasse zur Vorbereitung und Einteilung passender Spielrunden;
• die Angabe „Neuling“ oder „Erfahren“, damit die Orga den Unterstützungsbedarf berücksichtigen kann;
• die Altersgruppe „Unter 18“ oder „18+“ zur altersgerechten Organisation; ein genaues Geburtsdatum fragen wir in diesem Formular nicht ab;
• deine Auswahl zur Fotoerlaubnis und freiwillige Kommentare oder Rückfragen.

Die Daten dienen der Platzvergabe, Vorbereitung und Durchführung des Spieltags, der Warteliste sowie der Kommunikation über deine Teilnahme. Wir nutzen die Veranstaltungsanmeldung nicht automatisch als Newsletteranmeldung.

Die Verarbeitung der für die Teilnahmeabwicklung erforderlichen Angaben erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die zusätzliche organisatorische Einteilung und Betreuung der Spielrunden stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist, Spielgruppen passend zusammenzustellen und Neulinge sowie minderjährige Teilnehmende angemessen zu berücksichtigen. Die Fotoeinwilligung wird gesondert behandelt und ist keine Voraussetzung für die Teilnahme.

Mit einem Stern markierte Felder müssen für das Onlineformular ausgefüllt oder ausgewählt werden. Ohne Name, erreichbare E-Mail-Adresse und die für die jeweilige Veranstaltung benötigten Organisationsangaben können wir die Anmeldung über dieses Formular nicht bearbeiten. Falls eine Frage nicht zu deiner Situation passt oder du einer Verarbeitung widersprechen möchtest, wende dich vor der Anmeldung an die Orga. Kommentare sind freiwillig. Bitte trage dort keine Gesundheitsdaten oder andere besonders vertrauliche Informationen ein.

Wer deine Anmeldung sehen kann

Innerhalb der Abenteuer Gilde Siegen haben nur die mit der Veranstaltung betrauten Mitglieder der Orga Zugriff auf die Anmeldedaten. Wir veröffentlichen keine persönlichen Anmeldelisten auf der Website. Technisch notwendige Verarbeitung durch unseren Hostinganbieter bleibt davon unberührt.

Zu- und Absagen erfolgen durch die Orga. Die Anzeige verfügbarer Plätze und die Verwaltung einer Warteliste sind technische Hilfen. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Teilnahmebeitrag

Teilnahmebeiträge werden bei unseren Spieltagen bar vor Ort bezahlt. Über das Anmeldeformular werden keine Bankverbindungen, Kreditkartendaten oder Zugangsdaten für einen Onlinezahldienst erhoben.

5. Kontaktformular und Nachrichten

Auf unserer Kontaktseite bieten wir ein einfaches Kontaktformular für Projektanfragen, Veranstaltungen, das Mitmachen und sonstige Fragen an. Dafür nutzen wir Contact Form 7 auf unserem eigenen Webserver.

Wir verarbeiten deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das ausgewählte Anliegen und deine Nachricht, um deine Anfrage zu bearbeiten. Die Angabe einer Telefonnummer ist freiwillig. Die mit einem Stern gekennzeichneten Angaben benötigen wir, um dein Anliegen zuordnen und beantworten zu können.

Das Kontaktformular sendet deine Angaben als E-Mail an ein vorläufiges Gmail-Postfach, das Sebastian für die Bearbeitung der Anfragen nutzt.

Beim E-Mail-Empfang über Gmail verarbeitet Google die Nachricht und zugehörige Kommunikationsdaten. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google kann Daten weltweit und insbesondere in den USA verarbeiten. Google nennt das EU-US Data Privacy Framework für davon erfasste Übermittlungen an zertifizierte Empfänger und ergänzend Standardvertragsklauseln als Übermittlungsinstrumente. Einzelheiten stehen in Googles Datenschutzerklärung und den Informationen zu internationalen Datenübermittlungen.

Das Formular dient ausschließlich der Bearbeitung deiner Nachricht und ist keine Newsletteranmeldung. Eine zusätzliche Speicherung der Formularnachrichten als Kontaktarchiv in WordPress ist nicht eingerichtet. Die E-Mails werden nach den im Abschnitt „Speicherdauer“ genannten Kriterien aufbewahrt und gelöscht.

Bei Anfragen zur Teilnahme oder zur Vorbereitung einer vereinbarten Leistung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Grundlage. Allgemeine Anfragen bearbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Beantwortung deiner Nachricht und die Organisation unserer Vereinsarbeit. Bitte übermittle über das Formular keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensiblen Angaben.

Im Zusammenhang mit einer Veranstaltungsbuchung senden wir dir die erforderlichen Informationen, beispielsweise eine Eingangsbestätigung, Zu- oder Absage, Terminänderungen oder Hinweise zur Warteliste. Diese Nachrichten werden über die E-Mail-Funktion der Website versendet. Dabei sind der Hostinganbieter und die E-Mail-Dienste der jeweiligen Postfächer beteiligt. Bei einer Kontaktaufnahme über Instagram oder Discord verarbeitet außerdem der jeweilige Plattformanbieter die dort mitgeteilten Daten.

6. Fotos, Fotoerlaubnis und persönliche Profile

Wir möchten auf unserer Website und auf unserem Instagramprofil über das Vereinsleben und unsere Veranstaltungen berichten. Wenn dafür Fotos von dir aufgenommen und veröffentlicht werden sollen und wir uns auf deine Einwilligung stützen, informieren wir dich über die vorgesehene Verwendung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Bei Teilnehmenden unter 18 Jahren klären wir vor Aufnahmen und Veröffentlichung, welche Zustimmung der Sorgeberechtigten und der betroffenen Person erforderlich ist. Eine alleinige Auswahl im Anmeldeformular ersetzt diese Klärung nicht.

Für frühere Freigaben gilt der jeweils damals erläuterte Umfang. Eine neue Erläuterung auf dieser Seite erweitert bereits erteilte Einwilligungen nicht rückwirkend. Weitergehende Verwendungen erfordern eine gesonderte Klärung.

Die Freigabe kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft bei der Orga oder per E-Mail an info@abenteuer-gilde-siegen.de widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt. Nach einem Widerruf entfernen wir die betroffenen Bilder aus den von uns kontrollierten Veröffentlichungen, soweit keine andere zulässige Grundlage entgegensteht.

Im Internet veröffentlichte Fotos können weltweit angesehen, kopiert oder durch Suchmaschinen erfasst werden. Auf bereits von Dritten angefertigte Kopien haben wir nicht in jedem Fall Zugriff. Bei einer Veröffentlichung auf Instagram verarbeitet auch Meta die Bilder nach den dort geltenden Datenschutzinformationen.

Auf den Seiten zu Spielleitungen und Vertrauenspersonen veröffentlichen wir außerdem bereitgestellte Namen oder Spitznamen, Profilbilder, persönliche Vorstellungen und ausdrücklich zur Veröffentlichung vorgesehene Kontakt- oder Profillinks. Solche freiwilligen persönlichen Vorstellungen erfolgen auf Grundlage der dafür erteilten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Änderung oder Entfernung kann über die Orga verlangt werden. Gesetzlich erforderliche Angaben im Impressum werden nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO veröffentlicht.

7. Instagramfeed und externe Links

Auf der Startseite zeigen wir Beiträge unseres Instagramkontos mit Smash Balloon Instagram Feed. Wir verwenden den ausdrücklich aktivierten Datenschutzmodus. Die dargestellten Feedbilder werden als Kopien auf unserem eigenen Webserver gespeichert und von dort angezeigt. Zum bloßen Anzeigen dieser Bilder ist keine Verbindung deines Browsers zum Instagram-Bildserver erforderlich. Die Inhalte werden im Hintergrund serverseitig über die Schnittstelle unseres verbundenen Instagramkontos aktualisiert.

Die Darstellung unserer öffentlichen Beiträge beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht darin, über das Gildenleben zu informieren, ohne für die Bildanzeige eine direkte Browserverbindung zu Instagram zu benötigen.

Beiträge aus den Schulen

Im Bereich Bildungsgilde zeigen wir neutrale Hinweisfelder zu Instagrambeiträgen von Schulen. Die dortigen Links öffnen den jeweiligen Beitrag direkt auf Instagram in einem neuen Tab. Auf unserer Website werden dafür keine Instagrambeiträge oder Videos eingebettet oder geladen.

Wenn du einen Instagrambeitrag, den Folgen-Link, einen Discordlink oder andere externe Links öffnest, verlässt du unsere Website. Der jeweilige Anbieter erhält dann die für den Aufruf notwendigen Verbindungsdaten. Bei einem angemeldeten Plattformkonto kann die Nutzung deinem Konto zugeordnet werden. Für diese anschließende Verarbeitung gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

Plattformanbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum:
Instagram: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland.
Discord: Discord Netherlands BV, Schiphol Boulevard 195, 1118 BG Schiphol, Niederlande.

Die Veröffentlichung von Fotos oder Beiträgen auf Instagram und die Kommunikation über diese Plattformen sind von der lokal angezeigten Feedvorschau zu unterscheiden. Bei der Plattformnutzung und bei Veröffentlichungen können Daten auch außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Für hiervon erfasste Übermittlungen an zertifizierte US-Empfänger kann der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO die Grundlage bilden. Meta Platforms, Inc. ist im offiziellen DPF-Register aufgeführt. Discord nennt daneben insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 DSGVO als Schutzinstrument für Übermittlungen. Welches Instrument greift, hängt vom konkreten Empfänger und Verarbeitungsvorgang ab. Weitere Informationen und die jeweiligen Schutzmaßnahmen findest du in den Datenschutzhinweisen von Instagram und den Datenschutzhinweisen von Discord. Wenn du uns dort direkt kontaktierst, nutzen wir deine Nachricht nur für das mitgeteilte Anliegen auf den unter „Kontakt“ genannten Grundlagen. Du kannst uns stattdessen jederzeit per E-Mail erreichen.

Buchcover und Links zu Verlagen

Auf der Seite „Die Gilde“ stellen wir verschiedene Rollenspiele vor. Die dort angezeigten Buchcover liegen auf unserem eigenen Webserver. Für diese Bildanzeige wird keine automatische Verbindung deines Browsers zu einem Verlag oder Onlineshop hergestellt. Externe Shopseiten und deren Inhalte werden nicht in unsere Website eingebettet.

Erst wenn du einen Verlags- oder Shoplink öffnest, ruft dein Browser die externe Seite auf. Dabei erhält der jeweilige Anbieter die für den Aufruf erforderlichen Verbindungsdaten, insbesondere deine IP-Adresse. Für die weitere Nutzung des Shops gelten dessen Datenschutzinformationen. Unsere Verlagslinks enthalten keine von uns eingesetzten Partner- oder Trackingkennungen.

8. Empfänger und Schutz deiner Angaben

Wir beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten auf die Personen, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Für Veranstaltungsanmeldungen ist das innerhalb der Gilde ausschließlich die zuständige Orga. Technische Dienstleister verarbeiten Daten, soweit dies für Hosting, Übertragung, Sicherung und Wartung der Website erforderlich ist. Der Hostinganbieter ist IONOS SE.

Eine Weitergabe an Behörden oder andere Stellen erfolgt, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind, du eingewilligt hast oder sie zur zulässigen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die Grundlage ist je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. c, a oder f DSGVO. Anmeldedaten werden nicht zu Werbezwecken verkauft oder als öffentliche Teilnehmerliste bereitgestellt.

Deine technischen Verbindungsdaten sind für den Abruf unserer Website erforderlich. Für deren Übertragung ist eine Verarbeitung durch die beteiligten Internetzugangsanbieter unvermeidlich. Eine jederzeitige vollständige Abschirmung vor sämtlichen Risiken lässt sich trotz geeigneter Schutzmaßnahmen nicht garantieren.

9. Wie lange wir Daten aufbewahren

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Es gibt keine allgemeine Frist, bis zu der alle Anmeldedaten vorsorglich aufbewahrt werden dürfen. Folgende Kriterien gelten:

• Anmeldungen und Wartelisten: Speicherung während der Anmeldephase, der Veranstaltung und ihrer erforderlichen Nachbereitung. Sobald Teilnahme, offene Rückfragen und gegebenenfalls Stornierungen oder Erstattungen abschließend bearbeitet sind, werden die hierfür nicht mehr benötigten persönlichen Angaben gelöscht oder anonymisiert. Charakter- und Erfahrungsangaben werden nicht allein wegen einer möglichen späteren Teilnahme dauerhaft gespeichert.
• Anfragen und E-Mails: Aufbewahrung bis zur abschließenden Bearbeitung des Anliegens und anschließend nur noch, soweit ein konkreter Nachweisbedarf oder eine gesetzliche Pflicht besteht.
• Fotos und Profile: Speicherung für die mitgeteilte und freigegebene Veröffentlichung, bis die Einwilligung widerrufen wird oder der Veröffentlichungszweck entfällt. Nicht ausgewählte Aufnahmen werden gelöscht, sobald sie für die Auswahl und Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.
• Einwilligungsnachweise: Beschränkte Aufbewahrung, solange die damit verbundene Verwendung andauert und anschließend, soweit der Nachweis einer rechtmäßigen Verarbeitung oder die Bearbeitung konkreter Ansprüche erforderlich ist.
• Rechtliche Nachweise: Soweit einzelne Daten für eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder konkrete Rechtsansprüche benötigt werden, bewahren wir ausschließlich die hierfür notwendigen Angaben für die maßgebliche Dauer auf. Sie werden währenddessen nicht für andere Zwecke verwendet. Die Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. f DSGVO.
• Technische Sicherungskopien: Gelöschte Daten können bis zum turnusmäßigen Überschreiben in Sicherungskopien enthalten sein. Solche Kopien dienen der Wiederherstellung und werden nicht als laufende Teilnehmerliste genutzt. Bei einer Wiederherstellung sind bereits erfolgte Löschungen erneut zu berücksichtigen.

Die Prüfung und erforderliche Löschung oder Anonymisierung der Veranstaltungsdaten erfolgt durch die Orga. Daraus folgt keine Zusage einer automatischen Löschung durch das Buchungsplugin. Für die Hosting-Besucherdaten gelten die im Abschnitt „Websitebetrieb“ genannten Angaben des Anbieters.

10. Deine Rechte

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen hast du folgende Rechte:

• Auskunft über deine personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO;
• Berichtigung unrichtiger oder Ergänzung unvollständiger Angaben nach Art. 16 DSGVO;
• Löschung nach Art. 17 DSGVO und Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit die Voraussetzungen dafür vorliegen;
• Widerruf einer Einwilligung jederzeit für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Wende dich zur Ausübung deiner Rechte an Datenschutz@spielkultur-siegen.de oder an die oben genannte Postanschrift. Damit wir keine Daten an unberechtigte Personen herausgeben, können wir einen angemessenen Nachweis deiner Identität benötigen. Wir beantworten dein Anliegen grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang. Über eine nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO zulässige Verlängerung informieren wir dich innerhalb dieser Frist.

Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Du kannst dich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für uns ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig:

11. Aktualisierung dieser Hinweise

Wenn wir neue Funktionen oder Dienste einsetzen oder sich unsere Abläufe ändern, passen wir diese Hinweise an. Eine notwendige neue Einwilligung holen wir gesondert ein. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.